業務効率化はなぜ危機感がないと進まないのか？
会社の経営が悪化すると、不思議なことに 突然残業規制やリソース削減 が始まります。
一方で、普段は「忙しい」と口癖のように言っている人が、休暇や旅行の予定が決まると…急に作業効率がアップする。
この現象は、仕事の現場でよく見られる「業務の不思議」の一つと言えるでしょう。
なぜ「危機が来てから動く」のか？
ここで注目したいのは、実は 多くの組織や個人が危機感を持たない限り、効率化や改革に動きづらい という点です。
忙しくても「今まで通り」が安定と感じてしまい、変化を拒む心理がはたらいてしまいます。
つまり、
- 業務効率化は「意識の問題」
- 「現状維持」が楽で安定していると感じている
- 危機や必要性がないと、本気で変わることができない
という構図があるのです。
「忙しい」は状態ではなく選択である
「いつも忙しい」と口癖のように言っている人が、旅行や休暇の前になると突然仕事の効率を上げることができます。これは何を意味するのでしょうか。
この現象は、実は「忙しさ」が客観的な状態ではなく、主観的な選択であることを示しています。必要性に迫られれば、私たちの脳は創造的な解決策を生み出す能力を持っているのです。
それでも本来は「先手の効率化」が理想
理想を言えば、経営が悪化する前から準備を始め、業務効率化やコスト削減に取り組むべきです。
でも現実は、問題が顕在化するまで手が動かない…いわゆる「後手に回ってしまう」ケースが多いのも事実。
この背景には、
- 現状維持バイアスや変化への抵抗感
- 危機感の共有不足
- 改善活動の文化・仕組み不足
といった心理的・組織的なハードルが存在しています。
変わるための「きっかけづくり」が重要
だからこそ、組織としては
- 定期的に現状の課題やリスクをわかりやすく共有する
- 小さな改善を続ける文化を作る
- 変革のメリットを具体的に伝え、成功体験を伸ばす
といった工夫が欠かせません。
これらを通して「変わることへの抵抗」が少しずつ減り、早めに効率化や改革に取り組めるようになるでしょう。
まとめ
- 変化が必要な時にならないと動かない心理。
- 本来は「危機の前に先手を打つ」べきだが、人間や組織の特性として後手に回りがち。
- だからこそ、危機感の共有や文化づくり、仕組みづくりが大切。
私たちが今後の業務改善や組織改革を進めるうえで、 「意識の変化を促すこと」が最大のカギになる と言えるでしょう。
あなたの職場でも、同じような「業務の不思議」を感じることはありませんか？
ぜひ、危機が来る前にできることを考えてみてください。